Fatturazione Elettronica: come emettere ed inviare un’e-fattura

La fatturazione elettronica è ad oggi obbligatoria per tutti i soggetti IVA, ad esclusione di coloro che ne sono esonerati da previsioni di legge precisi. Nella stesura della normativa sulla fatturazione elettronica è stato previsto che coloro che aderiscono a regimi fiscali semplificati non debbano obbligatoriamente utilizzare la fatturazione elettronica, ma non sono pochi, coloro che per comodità decidono di utilizzarla in maniera volontaria.

Per l’emissione, l’invio e la conservazione dei file occorrono sei software specifici, in grado di generare ed aprire file XLM che servono per la comunicazione con il Sistema di Interscambio. Se inizialmente tutto questo era visto come una complicazione, ben presto è stata notata l’effettiva capacità di snellire il lavoro ed evitare molte azioni che non facevano altro che rallentare processi giornalieri.

Fatturazione elettronica come funziona

Per l’utilizzo della fatturazione elettronica sono indispensabili:

  • supporto elettronico;
  • software specifici.

Come funziona la fatturazione elettronica con uno specifico software? Innanzitutto occorre specifica che questi software che sono in grado di leggere i file XLM, il formato scelto per la fatturazione elettronica, si possono avere sia in maniera completamente gratuita che a pagamento. L’Agenzia delle Entrate a tal proposito ha messo a disposizione uno specifico portale che permette sia di emettere le fatture che di conservarle per 10 anni come vuole la legge.

L’utilizzo della fatturazione elettronica è molto simile a quello che se ne faceva dei documenti cartacei, con la differenza che tutto il processo avviene per via telematica e non vi è alcun bisogno di conservare la copia cartacea.

Tramite il programma scelto, si compila la fattura e grazie al codice destinatario o alla PEC si invia al Sistema di Interscambio, il postino della fatturazione elettronica.

Software fatturazione elettronica: elementi essenziali della fatturazione elettronica

Gli elementi essenziali della fatturazione elettronica, sono pressappoco gli stessi del formato cartaceo, con delle piccole differenze:

  • partita IVA di chi emette la fattura, insieme all’indirizzo della sede e la ragione sociale;
  • partita IVA o codice fiscale del destinatario, indirizzo di residenza o sede e nome completo o ragione sociale;
  • data;
  • numero prodotti;
  • descrizione dei prodotti;
  • codice destinatario o PEC
  • importo da pagare;
  • IVA nel caso in cui colui che emette fattura non ne sia esente;
  • numero progressivo della fattura.

I software specifici permettono la compilazione guidata della fattura, quindi difficilmente dimenticherai uno di questi elementi, perchè potrai seguire passo passo l’inserimento.

Software fatturazione elettronica: le scadenze

La fatturazione elettronica snellisce il lavoro, ma non è esente da alcune scadenze. Le fatture devono essere emesse seguendo delle tempistiche precise. Nel caso in cui si tratti di una fattura immediata, l’emissione e l’invio deve avvenire al massimo entro 12 giorni dalla cessione del bene o dalla prestazione del servizio. L’invio deve avvenire sempre tramite il Sistema di Interscambio, che controlla la presenza di tutti gli elementi essenziali della fattura e provvede poi a recapitarla al destinatario.

Per quel che riguarda la fattura differita, l’emissione e l’invio deve invece avvenire entro il 15 del mese successivo. Questa tipologia di fattura viene utilizzata per evitare di emettere troppe fatture, in genere se ne compila 1 sola mensile per tutti gli scambi avvenuti nell’arco dei 30 giorni, tra il fornitore e un unico cliente.

Nel caso in cui le scadenze non vengano rispettate si va incontro a delle sanzioni, che possono andare da 90% al 180% dell’imponibile per cui non si è provveduto all’invio della fattura.

Soggetti esenti

La fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i soggetti che hanno partita IVA, ma la legge, prevede alcuni soggetti che sono esenti da tale obbligo. Si tratta di coloro che aderiscono a regimi fiscali semplificati, nello specifico quello dei minimi e il forfettario.

Tali soggetti che sono esenti dalla liquidazione dell’IVA non sono obbligati a emettere la fattura in formato elettronico e possono semplicemente utilizzare il cartaceo. Ma la legge ha anche previsto che ci siano dei vantaggi per chi, pur non essendo obbligato, decide di utilizzare il sistema della fatturazione elettronica. Nello specifico i tempi per il controllo fiscale si riducono da 5 a 4 anni.

Non sono pochi i soggetti che pur avendo un regime fiscale semplificato decidono di aderire alla fatturazione elettronica, non solo per i vantaggi ma per semplificare il proprio lavoro. Pur essendo esenti, coloro che hanno regime dei minimi o forfettario si trovano a intrattenere rapporti con persone che sono obbligate alla fattura elettronica e avere loro stessi un codice destinatario è un modo per snellire il lavoro e non richiede procedure particolari.

Vantaggi della fatturazione elettronica

Inizialmente la fatturazione elettronica era vista come una manovra per controllare le operazioni di tutti coloro che hanno le partite IVA, era passato il messaggio che il suo unico scopo era quello di contrastare l’evasione fiscale.

Ma questa idea è stata ben presto abbandonata considerando anche il gran numero di file che sono stati scambiati già solo nei primi mesi della sua entrata in vigore. Tutto questo è avvenuto per via del gran numero di vantaggi che è possibile ricavare dall’utilizzo dei file in formato elettronico.

Con la fatturazione elettronica avviene la dematerializzazione del lavoro, niente più faldoni per la conservazione delle fatture che vale per un periodo di 10 anni, tutto questo è stato sostituito dal Sistema di Interscambio, in grado di conservare le fatture in formato telematico.

In questa maniera si risparmia: tempo, denaro e spazio. Lo spazio è quello che sarebbe stato occupato dalle copie cartacee per cui è indispensabile avere un archivio fisico. Il tempo risparmiato è quello che si sarebbe perso nel riordinare i documenti, nel consegnare al commercialista o a chiunque possa svolga le mansioni di revisore dei conti. La maggior parte dei programmi per la fatturazione elettronica permette infatti, di concedere l’accesso diretto alla fattura ad un soggetto esterno che non siano chi emette fattura e chi la riceve. Tale accesso automatico viene concesso al commercialista. Infine il denaro risparmiato è quello delle spese di cancelleria che sarebbero state indispensabili per la conservazione del cartaceo tra fogli, inchiostro, timbri, spillette e materiale vario di cancelleria.